Email und Getting things done (GTD)
Ich habe vor einiger Zeit David Allens “Getting things done” (GTD) gelesen und einige meiner Arbeitsabläufe danach umgestellt. Besonders hat es mir das email-Handling angetan, da hier mit ein paar simplen Tricks viel erreicht werden kann. Auf dieser Seite erkläre ich mein Setup, welches ich sowohl für Outlook (beruflich) als auch für Thunderbird (privat) einsetze. Da ich ein sehr generisches Verfahren verwende, lässt sich dieses ohne weiteres auch auf andere Mailclients wie Lotus Notes oder sonstige übertragen. Einzige Voraussetzungen sind die Möglichkeit, Ordner zu erstellen, sowie Regeln, die auf Maileingang reagieren.
Grundsätzlich verarbeitet man bei GTD seine Emails in Schüben, d.h. nicht bei jeder einkommenden Mail sofort, sondern immer mal zwischendurch, ohne seinen normalen Arbeitsfluss zu unterbrechen. Gerade bei Konzentrationsarbeit wie Programmieren steigt alleine dadurch die Produktivität enorm.
Für das System verwende ich folgende Ordnerstruktur, die man mit jedem Mailclient in ähnlicher Weise nachbauen kann, den Posteingang und darunter 2 Ordner @ACTION und @WAITINGFOR. Die @ zu Beginn sorgen in Outlook und Thunderbird dafür, dass die Ordner in der Liste oben auftauchen. Das Archiv beinhaltet bei mir eine ganze Reihe Ordner, beruflich nach Kunden und Projekten sortiert, privat nutze ich eine grobe Gruppierung, bspw. einen für meinen Provider, einen für meinen Mailverkehr mit eBay usw.
Wenn man dann einen Stoß Mails bearbeitet, entscheidet man pro Mail, ob
- diese direkt innerhalb von 2 Minuten abgearbeitet werden kann, und erledigt es direkt. Danach wird die Mail archiviert oder gelöscht
- die Mail direkt gelöscht wird, da unwichtig
- die Mail archiviert wird, da keine unmittelbare Aktion notwendig ist
- die Mail Arbeit erfordert und verschiebt sie in den Ordner @ACTION.
Das Resultat nach den Verarbeiten ist erst einmal ein komplett leerer Posteingang, viel gelöschter Mist, einiges archiviertes, viel in 2 Minuten erledigtes und weniges, was mehr Arbeit erfordert. Man behält einfach den Überblick und bekommt sehr viel erledigt, was man sonst aufgrund des Chaos übersehen würde. Wichtig ist nun “nur” noch, dass man auch regelmäßig seinen @ACTION-Ordner abarbeitet, aber das ist hier nicht Thema (kommt aber sicherlich in einem späteren Artikel).
So, bleibt der @WAITINGFOR-Ordner. Dieser Ordner beinhaltet Emails, bei denen ich auf Rückantwort warte. Gefüllt wird er nicht manuell, sondern über eine einfache Regel, die wie folgt funktioniert:
“Wenn eine eingehende Mail meine Adresse im from-Feld hat, dann verschiebe sie nach @WAITINGFOR”
In Thunderbird erstellt man dies beispielsweise über das Menü Extras->Filter… und fügt dann eine Regel wie im Screenshot zu sehen hinzu. Ein Beispiel für Outlook findet sich hier, für Lotus Notes kann man es u.a. hier nachlesen.
Bei jeder email, die ich versende, und bei der ich auf Antwort warte, trage ich mich selbst im BCC-Feld ein. Der Empfänger bekommt davon nichts mit, die email kommt direkt wieder bei mir an und wird durch die Regel nach @WAITINGFOR verschoben. Auf die Art weiß ich immer, welche Antworten noch ausstehen.
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