Optimale Besprechungen
Wer kennt das nicht? Ein Arbeitstag voll mit Besprechungen und am Ende des Tages kommt man abgeschlagen zu Hause an und hat das Gefühl, nichts wirklich erledigt zu haben. Die meisten Leute versuchen, Besprechungen möglichst fern zu bleiben, oder wenigstens ein Notebook oder Handy mitzunehmen, um Mails zu erledigen.
Warum ist das so, warum werden Besprechungen von den meisten Teilnehmern als nutzlos angesehen, aber trotzdem weiter in dieser Form durchgeführt? Gehört es einfach zum guten Ton, sich mindestens einmal in der Woche in einer Besprechung zu langweilen? Eigentlich sind Meetings doch etwas positives, es wird miteinander kommuniziert statt still vor sich hinzuarbeiten. Dennoch hat man oft das Gefühl, einfach nur Zeit zu verplempern.
Wie schaffe ich es also, Besprechungen zu optimieren? Dazu ein paar kleine Tipps, die sich zumindest bei mir echt bewährt haben und die Zeitverschwendung deutlich reduziert haben. Zum Teil sind dies Punkte, die sofort beim ersten Mal greifen, teils braucht man ein paar Anläufe, bis es sich durchsetzt.
- Vorbereitung: So simpel es klingt. Wenn man sich vor der Besprechung ein paar Minuten Zeit nimmt, perfekterweise sogar am Tag vorher und nicht direkt vor der Sitzung, findet man meist Punkte, die wirklich interessant sind und über die es sich zu sprechen lohnt.
- Beteiligung: Wenn man vorbereitet ist, kann man Fragen stellen und Antworten geben. Auch wenn das Thema eigentlich nicht zum eigenen Kerngebiet gehört, lohnt es sich, Interesse zu zeigen und konstruktiv beizutragen. Man merkt untereinander, wer Ahnung hat und mit wem es sich lohnt zu sprechen.
- Freiwillig den Schriftführer übernehmen: Es hilft unglaublich, sich freiwillig zum Schriftführer zu melden, wenn man ansonsten nur Randbeteiligter einer Diskussion wäre. Durch das Mitschreiben bekommt man oft deutlicher mit, ob Fakten oder nur Belanglosigkeiten besprochen werden und kann vor allem gezielt nachfragen, wenn etwas unklar ist, ohne negativ aufzufallen. Es bietet sich außerdem an, das Protokoll danach an alle Beteiligten zu verteilen, so bleibt man normalerweise auch über die Ergebnisse informiert.
- Ergebnisse und Aufgaben konkretisieren: Es hilft ungemein, am Ende eines Diskussionsblockes die Frage zu stellen “Und wie verfahren wir jetzt weiter?” oder “Was ist der nächste Schritt"?”. Auf die Art schafft man es, dass sich die Teilnehmer auf das wesentliche besinnen, die Diskussion nicht im Sande verläuft und man sich nach 3 Wochen wieder zum gleichen Thema trifft. Es gab bei mir schon Besprechungen, die ich nach einer halben Stunde beendet habe, in dem ich einfach gefragt habe, was zu tun ist. Nachdem die Antwort sofort kam, war klar, dass es eigentlich nichts mehr zu besprechen gibt und alle gehen können.
- Verantwortlichkeiten benennen: Es hilft nichts, wenn klar ist, was passieren muss, aber niemand eingeteilt ist, es zu tun. Oder die Steigerung davon, mehrere Leute sind eingeteilt und keiner fühlt sich Verantwortlich (Daher auch der Begriff “Team” – Toll, ein anderer macht’s). Daher am Ende eines Blockes klar den nächsten Schritt benennen und einen einzigen Verantwortlichen darunterschreiben.
- Verantwortung übernehmen: Eine gute Idee ist es tatsächlich, Verantwortung zu übernehmen, ehe sie einem übertragen wird. Es ist wie in der Schule früher – wer zuerst kommt, darf sich seine Aufgaben aussuchen. Und wenn man sich seine Aufgaben aussuchen kann, erledigt man sie meist schneller und effektiver.
- Meetings früh einberufen: Sobald sich eine Handvoll Punkte angesammelt haben, die diskussionswürdig sind, ein Meeting einberufen und Dinge erledigen. Nichts ist schlimmer, als Endlosbesprechungen mit Punkten der letzten 3 Monate.
- Meetings früh beenden: Wenn man die Themenliste knapp hält, die Uhrzeiten einhält, vielleicht ein passendes Schlussthema wie die Entscheidung über das gleich folgende Mittagessen bereit hält, dann gibt es Fixpunkte, an denen sich die Teilnehmer orientieren können. Wie eben gesagt, nichts ist schlimmer als Endlosmeetings.
- Die richtigen Leute einladen: Nichts ist schlimmer als zu viele oder zu wenige Beteiligte zu haben. Lieber ein Meeting splitten, als die falsche Runde unnötig zu beschäftigen.
- Ein Meeting ist ein Meeting: Entweder man ist anwesend, und zwar sowohl körperlich als auch geistig, oder nicht. Leute, die immer negativ durch exzessive Laptop- oder Handynutzung auffallen, müssen nicht eingeladen werden.
Mir ging es durch die Beachtung dieser Punkte oft so, dass Meetings einfach produktiver abgelaufen sind. Das merken sich einige Leute und kommen nach dem dritten Mal vielleicht ohne Laptop in die Sitzung, da sie wissen, dass man sich schon nach kurzer Zeit wieder trennt, ohne stundenlang genervt rumzusitzen. Es ist eine Art self-fulfilling prophecy.
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