Das Problem der Prioritäten
Jeder, der GTD betreibt und die meisten anderen Leute, die ich kenne, hat irgendwo eine Liste von todos, ob im Kopf, auf Papier oder elektronisch, die einiges an Aufgaben umfasst. Dinge, die auf der Arbeit auflaufen, Sachen, die man zu Hause erledigen muss und noch viel mehr. Wie sucht man zu einem gegebenen Zeitpunkt die richtige Aufgabe raus, die man angeht?
Die meisten meiner Kollegen und Bekannten benutzen ein a,b,c oder 1,2,3,,,x Prioritätensystem, in dem jeder Aufgabe eine Priorität zugewiesen wird und diese dann stur nach Prio abgearbeitet werden. Der Nachteil dieses Systems ist, dass relativ schlecht auf unvorhergesehenes reagiert werden kann. Alternativ gibt es auch Menschen, denen Prioritäten egal sind, die einfach irgendwas erledigen (oder auch gar nichts) und keinen Termin halten können.
GTD verzichtet bewusst auf diese feste Priorisierung, was viele Nutzer zuerst einmal stutzig macht. Ich werde auch hin und wieder gefragt, wie ich mich entscheide, was ich als nächstes mache und trotzdem jeden Abgabetermin halte. Mein System ist das folgende:
Jede Aufgabe (und nur diese), die zu einem fixen Zeitpunkt zu erledigen ist, wird in den Kalender eingetragen, oder in den Aufgaben mit Fälligkeitsdatum versehen. Bei mir sind das im Regelfall 1-3 feste Einträge pro Tag, nicht besonders viel also. Den Rest meiner Arbeitszeit verbringe ich mit dem heraussuchen aus meiner Aufgabenliste und dem Abarbeiten der restlichen Aufgaben. Wie entscheide ich, welche Aufgabe ich nehme? Ich orientiere mich an folgenden System, mit von oben nach unten absteigender Wichtigkeit:
- Kontext – sitze ich am Telefon, kann ich Anrufe erledigen. Habe ich einen Rechner mit Internetzugang zur Verfügung, kann ich Nachforschungen im Web erledigen. Habe ich gerade sowieso Lotus Notes offen, kann ich dort ein Programm weiterentwickeln. Der Kontext entscheidet über die nächste Aufgabe.
- Verfügbare Zeit – habe ich in 10 Minuten eine Besprechung, fange ich keine große Programmieraufgabe an, sondern erledige ein kurzes Telefonat (wenn der Kontext “Telefon” verfügbar ist), oder beantworte eine etwas ausführlichere email.
- Verfügbare Energie – Bin ich total fit, kann ich ein Konzept für ein zukünftiges Programm entwickeln, kurz nach dem Mittagessen mag ich eher einfache Aufgaben.
- Lust und Laune – Aufgaben, die mir gerade das größere Zufriedenheitsgefühl nach Erledigung suggerieren, kommen eher dran. Das musst nicht heißen, dass man nur die Aufgaben macht, die Spaß machen.
- Priorität – der allerletzte Punkt ist die Deadline einer Aufgabe. Ist aus den Punkten 1-3 nichts herausgekommen, was heraussticht, gewinnt bei mir meist der nächste Abgabetermin.
Damit komme ich ohne feste Prioritäten aus, bin maximal flexibel und habe das Gefühl, dass ich mir aussuchen kann, was ich mache. Die Arbeit geht einfach leichter von der Hand, da ich mich nach jeder “Next action” neu entscheiden darf, nicht muss!
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