Das Warum-Blog

Ich habe vor einiger Zeit einen Artikel in diesem (verlassenen?) GTD-Blog  gefunden. Beim ersten Lesen kam mir fast direkt ein deja-vu – mir ging es teilweise ähnlich, daher will ich es hier einmal zusammenfassen.

Seit ich mit GTD angefangen habe, merke ich mehr und mehr, wie unorganisiert ich teilweise vorher war. Ich hatte nicht das Gefühl, dass Chaos herrschte – eher im Gegenteil – aber irgendetwas hat nicht gepasst. Erst nach dem Lesen und einiger Zeit des Anwendens von “Getting things done” dämmert es mir. Umso mehr fällt es nun auf, wo es früher gehakelt hat und noch mehr, wie sehr mir solche Dinge inzwischen bei anderen Personen auffallen. Meine Toplist sieht so aus:

• Nichts notieren – früher habe ich auch versucht, mir Besprechungsresultate einfach zu merken. Doch wenn es mal wieder länger dauert, fällt immer irgendetwas unter den Tisch. Inzwischen habe ich immer Stift und Papier dabei, wenn ich in eine Besprechung gehe und ansonsten zu 99% meinen HTC Touch Cruise, in dem alles sofort notiert werden kann. Wer kennt nicht das Phänomen, dass einem auf dem Weg nach Hause 5 Minuten vor der Haustür etwas einfällt, man es sich merken will und sobald die Haustür offen ist, ist es weg? Jetzt schreibe ich es direkt auf, auch bei Kleinigkeiten.
• Zugesagtes nicht erledigen – ich kann es auf den Tod nicht ausstehen, wenn jemand Aufgaben nicht erledigt, die er zugesagt hat. Ich hatte das gleiche Problem früher, aber da ich jetzt gelernt habe, wie einfach man solche Fehler mit Notizen und regelmäßigen Review vermeiden kann, verstehe ich es einfach nicht mehr. Wenn man dann jemanden daran erinnert, gibt’s noch eine blöde Bemerkung gratis.
• Leute, die sich über zu viel Arbeit beschweren – ich habe auch immer einen (virtuellen) Stapel Arbeit auf meinem Schreibtisch und in meinen todo-Listen verteilt. Durch GTD habe ich inzwischen allerdings die Zuversicht, dass alles so notiert ist, dass es zum richtigen Zeitpunkt erledigt wird. Ich lasse mich weiterhin durch nichts mehr aus der Ruhe bringen, für jede Aufgabe wird eingeordnet, ob sie wichtig oder dringend ist und sie landet in meinem System. Es gibt nicht zu viel Arbeit, nur falsche Organisation und Priorisierung.
• Email – warum haben Leute hunderte, teils tausende Emails in der Inbox, die absolut nicht sortiert sind. Werden die überhaupt noch abgearbeitet, oder gammeln sie einfach nur vor sich hin? Inbox Zero, d.h. ein leerer Posteingang zum Tagesende (und mehrmals zwischendrin), spart einfach Zeit, da man nicht jede Email x mal liest und erspart einem weiterhin das schlechte Gewissen, das einem immer sagt, dass man doch mal seinen Stapel abarbeiten sollte.
• Stapel von Unterlagen – mein Schreibtisch ist aufgeräumt, und zwar komplett. Es liegt immer nur das an Zetteln und Kram herum, was ich aktuell für meine Aufgabe brauche. Damit kann ich mich zu 100% auf den Job konzentrieren und werde nicht abgelenkt. Bei Kollegen sehe ich immer wieder riesige ungeordnete Stapel, die mehrmals pro Woche durchsucht und umgeschichtet werden, was Zeit kostet. Ein simples Ablagesystem hingegen spart Zeit.
• Meetings ohne Ergebnis – das hatte ich schon einmal hier und ich verstehe immer noch nicht, wie man planlose Meetings mögen kann. Bei uns in der Firma hat sich einiges zum Guten gewandelt und ich denke, dass wir auf einem richtigen Weg sind.
• Zu enge Zeitpläne – ich bin Softwareentwickler und damit fest in der Hand von Deadlines. Für mich ist allerdings wichtig, dass diese realistisch sind, d.h. genug Puffer beinhalten. Ich verstehe nicht, wie man nur um einem Kunden zu gefallen, eine unrealistische Zeitschätzung für ein Projekt erstellt und sich dann bei der Ausführung wundert, warum es gegen Ende hektisch und fehlerträchtig wird. Mein Leitsatz “don’t overpromise, overdeliver!”

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GTD / Produktivität by Chris