Mein Weekly Review mal konkret
In David Allens “Getting things done” ist es ein zentraler Bestandteil, aber ich würde es generell jedem empfehlen – das Weekly Review, oder auf deutsch die Wochendurchsicht. Einmal in der Woche setzt man sich hin, checkt alle aktuellen Aufgaben, Kalendereinträge, Projekte durch und bringt sein ganzes System auf den aktuellen Stand. Auf diese Weise rutscht einem nichts durchs Raster. Trotz dieses guten Ansatzes fällt es vielen schwer, das durchzuziehen und manchmal sogar die Sinnhaftigkeit zu erkennen. Ich denke, das liegt auch daran, dass es wenige konkrete Verfahrensweisen gibt und viele Leute sich daher schwer tun.
Ich will mal mein Review vorstellen, vielleicht hilft es ja einigen. Ich habe mich nach kurzem Überlegen entschieden, jeden Freitag morgen die Sache durchzuziehen, solange nichts total dringendes anliegt (wenn etwas dringendes anliegt, und das ist selten bei passender Planung, dann eben später am Freitag). Freitag morgen, weil man dann noch den Nachmittag hat, um eventuell aufkommende Themen taktisch vor dem Wochenende zu erledigen. Im Regelfall benötige ich zwischen 30 und 90 Minuten, je nachdem, was abzuarbeiten ist und ob ich die Trigger durcharbeite. Die Schritte meines Reviews habe ich im Evernote abgelegt, so dass ich auch garantiert nichts vergesse. Folgendes berücksichtige ich dabei:
- Alle Posteingänge kontrollieren und leeren, dazu zählt die Inbox von Outlook genauso, wie mein Eingang auf dem Schreibtisch, oder meine virtuellen Notizzettel in OneNote oder Evernote.
- Alle speziellen Postfächer durchsehen und altes löschen oder archivieren.
- Die letzte und die folgende Woche im Kalender durchsehen und prüfen, ob aus alten Terminen Aufgaben entstehen (Protokoll schreiben vielleicht), oder neue Termine Vorbereitung erfordern (Wegbeschreibung fürs nächste Konzert raussuchen)
- Auf der Arbeit führen wir Listen mit Punkten, die wir Entwickler abarbeiten müssen – hier werfe ich ebenfalls einen Blick rein und schaue, dass nichts untergeht. Hier pflegen die Kollegen mit, und da geht sonst ab und an etwas unter.
- Persönliche Positiv-Liste aktualisieren. Ich versuche, mir jede vergangene Woche ein Ereignis oder eine Aufgabe herauszusuchen, die besonders gut geklappt hat, viel Spaß gemacht hat, oder mir bzw. jemand anderem weitergeholfen hat. Das hat sich als gute Motivation herausgestellt.
- Die komplette Liste aller meiner Aufgaben durchsehen, altes streichen und neues hinzufügen. Entstehen aus Projekten neue konkrete Aufgaben? Gibt es Angebote, die inzwischen zu Projekten geworden sind?
- Meine Arbeitsstunden der letzten Woche verbuchen. Ich zeichne dies über die Journalfunktion von Outlook auf und jeden Freitag verbuche ich es im internen System.
- (optional) Triggerliste abarbeiten. Ich verwende hierzu die Liste von Organize IT, die es in knapper Form als PDF gibt. Sehr zu empfehlen, wenn man wirklich mal den Kopf freimachen will.
Wichtig bei all dem ist: Jede Aufgabe, die kürzer 2 Minuten ist, erledige ich direkt, alle anderen werden aufgeschrieben. Nicht ablenken lassen vom Review durch blinden Aktionismus! Seitdem ich dies jede Woche knallhart durchziehe, rutscht einfach nichts mehr durch, man ist sich sicher, dass kein Kalendereintrag unbemerkt verdunstet und auch die Nacharbeiten bleiben nicht mehr unbemerkt liegen. Für mich schafft das mehr Ruhe und Ausgeglichenheit, wofür ich gerne das bisschen Zeit pro Woche aufwände.
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