Ein Arsch voll Arbeit oder auch – viel zu tun, aber nicht verloren
Seit Anfang August habe ich durch ein paar blöde Zufälle bei der Planung zwei Projekte an der Backe, die mit jeweils 20 Manntagen Programmieraufwand geschätzt waren. An und für sich nicht so wild, wäre da nicht jeweils der Abgabeschluss Ende August bzw. Ende September, der jeweils für einen noch knapperen Zeitplan sorgt / gesorgt hat. Momentan befinde ich mich also in dem für mich seltenen Zustand, dass wirklich 100% meiner Arbeit für ein termingebundenes Projekt verplant ist.
Die Schwierigkeit dabei ist, dass ich immer eine Grundlast an Wartungsaufwand für ältere Projekte, die ein oder andere Besprechung oder auch die Planung für neue Aufträge habe. Normalerweise versuche ich auch gern, der einen oder anderen Anfrage eines Kollegen nachzukommen, der Unterstützung braucht – ist leider nicht.
Was hält mich über Wasser, so dass nichts verlorengeht? Ich richte mich seit etwas mehr als einem Jahr nach “Getting things done” und heute hat es bei mir so richtig “KLICK” gemacht und ich merke, was es mir bringt:
Inbox Zero – ich schaue nicht x Mal am Tag in meine Mailbox, sondern nur alle paar Stunden einmal. Dann werden alle Mails in der Inbox entweder direkt erledigt (wenn nur 2 Minuten Aufwand), an jemand anderen delegiert (funktioniert recht gut), oder in die Aufgabenliste gepackt (eventuell mit Fälligkeitsdatum versehen). Das spart Zeit, weil ich nicht jede Mail fünf mal ansehen muss.
Weekly Review – obwohl ich momentan jede Minute für mein Projekt brauchen könnte, halte ich mein wöchentliches Review knallhart ein. Jeden Freitag werden Inboxen, Aufgabenlisten und Kalender gecheckt, so dass nichts unter dem Radar durchrutscht. Die halbe Stunde Organisation pro Woche hat mir schon viel Zeit und Hektik in den kommenden Tagen erspart.
Nein sagen können – ich muss derzeit leider sehr viele Aufgaben schlicht und einfach ablehnen oder weit nach hinten schieben. Wenn ich dies tue, weiß ich, dass meine Begründung keine Ausrede ist und ich versuche meinem Gegenüber das auch immer klar zu machen. Meist wird es akzeptiert, ich habe bisher keine negativen Kommentare erhalten.
Natürliches Planungsmodell – David Allen propagiert eine These in seinem Buch, die bei der Projektplanung wirklich nützlich ist: Wenn die Dinge im Fummelchaos zu ertrinken drohen, dann sollte man sich einmal von den Details entfernen und den Blick auf das große Ziel richten (in meinem Fall beispielsweise, was will der Kunde beim nächsten Jour-fixe – furchtbare Einrichtung übrigens – so sehen). Wenn man vor lauter großem Ziel nicht weiß, welchen Schritt man als nächstes gehen soll, dann einen Punkt rausnehmen und ihn brainstormen und im Detail ausarbeiten. Klingt simpel, ist es auch, bringt aber unheimlich viel.
Autopilot – Das System ist so primitiv und simpel, dass es auch im schlimmsten Stress funktioniert. Ich muss nicht darüber nachdenken, auf welchen Zetteln meine Aufgaben stehen, brauche keine Angst haben, dass ich einen Termin verpenne, weiß, wo meine Referenzmaterialien zum Projekt geparkt sind. Ich vertraue dem System und weiß, dass auch nach dieser Phase mit unendlich Arbeit sich die Dinge wieder beruhigen und ich niemanden vergrault habe.
Zufällig hat sich heute ergeben, dass ich für mein Projekt 2 etwas mehr Zeit habe, da sich Termine verschoben haben; mein Notbrainstroming gestern (vor dieser Info) hatte mir eine gute Strategie für die nächsten Tage geliefert und auf einmal mache ich heute Abend pünktlich Schluss und habe sogar seit einer Woche wieder Zeit, für mein Blog zu schreiben. Jetzt sitze ich hier und stelle fest, dass ich mir zwar den Arsch abgearbeitet habe, aber eigentlich im großen nichts schiefgegangen ist. Zufällig ist dann mein GTD-Experiment noch ein Jahr alt und ich habe sogar das perfekte Thema, um darüber zu schreiben – es gibt manchmal so richtig gute Tage.
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