Eineinhalb Jahre weekly review – ein Erfahrungsbericht
Seit gut eineinhalb Jahren ziehe ich nun regelmäßig jeden Freitag Vormittag meine Wochendurchsicht, im GTD-Slang “weekly review” genannt durch. Ich weiß zum Beispiel aus diesem GTD-Forum, dass viele Leute gerade damit ihre Schwierigkeiten haben und will daher noch einmal meine Motivation beschreiben und ein paar Tipps geben, die genaue Listung meiner Tasks im Review hatte ich ja hier schon einmal dargelegt. Hier findet ihr meine Top-Punkte zur persönlichen Motivation.
Zeitpunkt
Aus meiner Sicht ist Freitag morgen der optimale Zeitpunkt. Es ist kurz vor dem Wochenende, so dass man nach dem Durcharbeiten aller Dinge den Kopf möglichst frei bekommt, um sich die nächsten zwei Tage möglichst wenig mit Arbeit zu beschäftigen. Morgens deswegen, sollte noch ein Punkt auftauchen, den man bisher übersehen hat, sind die Kollegen noch im Büro und man kann eben noch schnell etwas klären oder gemeinsam erledigen.
Ich rate stark davon ab, Montag morgen zu wählen, da hier meist ein Stapel Arbeit (sprich neue Emails zum Beispiel) auf einen wartet. Auch Freitag Nachmittag ist für mich kein optimaler Zeitpunkt, da man zwar meist seine Ruhe hat, aber vielleicht schon geistig im Wochenende ist.
Motivation
Wie bringe ich mich dazu, mein Review durchzuziehen, auch wenn ich gerade mitten im schlimmsten Projektstress bin? Im Prinzip ist es eine Kosten/Nutzen-Rechnung: bin ich in Eile, ziehe ich für mein Review nur ein Notprogramm durch, das heißt, nur das Pflichtprogramm und einige optionale Punkte fallen weg. Damit bekomme ich in einer guten halben Stunde eine Übersicht, was angesagt ist. Und ich weiß, dass diese halbe Stunde mir im Laufe der nächsten Woche so viel Zeit und Ärger erspart, dass der Nutzen einfach groß ist. Versucht euch im Laufe einer Woche einmal klarzumachen, welche versäumten Punkte ihr vielleicht bei einem Review entdeckt hättet, oder welche Mitternachtssitzung euch vielleicht erspart geblieben wäre, wenn man etwas Vorwarnung gehabt hätte. Das ist meine Motivation – es fällt nichts mehr durch das eigene Raster. Oder wie meine Mutter sagt: “Wenn du ein Gehirn wie ein Sieb hast, musst du den Kram halt aufschreiben.”
Vorbereitung
Der Freitag Morgen ist bei mir nicht der einzige Zeitpunkt in der Woche, den ich nutze, um Inboxen zu leeren, oder Projektplanung zu betreiben. Er stellt nur sicher, dass es mindestens einen Moment in der Woche gibt, wo ich dies ultimo auch mache. Je mehr in der Woche nach den GTD-Prinzipien erledigt wird, umso besser klappt der Review. Und dies gilt dann auch umgekehrt: je besser und regelmäßiger der Review durchgeführt wird, desto besser klappt es in der Woche mit den alltäglichen Dingen.
Checkliste
Eine Wochendurchsicht macht nur dann Sinn, wenn wirklich alles erfasst wird. Und dies kann man meiner Erfahrung nach nur durch eine Checkliste sicherstellen. Zu Beginn habe ich versucht, das ganze aus dem Kopf zu machen, bin aber kläglich gescheitert. Erst eine Liste mit allen wichtigen Punkten bringt einem die Sicherheit, dass man nicht über das Review nachdenkt, sondern es einfach macht – und darum geht’s ja.
Flexibel sein
Die Wochendurchsicht ist nicht in Stein gemeißelt, es gibt keine absolute Liste, wie so etwas aussehen muss. Ich habe damit angefangen, als Grundidee die Vorschläge von David Allen zu verwenden und habe diese dann um meine eigenen Punkte ergänzt. Beispielsweise taucht bei mir ein Punkt “Bugtracker durchsehen” auf, was für mich als Programmierer wichtig ist. Baut die Checkliste nach euren Vorstellungen um, streicht Punkte, in denen ihr keinen Sinn seht. Es ist außerdem wichtig zu wissen, welche Punkte unbedingt durchgeführt werden müssen (Inboxen leeren zum Beispiel) und welche eher optional sind (bei mir zum Beispiel “amazon-Wunschliste durchsehen”).
Monster entdecken
Überlegt euch, was das Ergebnis eures Reviews ist: den Kopf frei haben, wissen, dass nirgendwo im Eingangskorb kleine Monster auf euch lauern, die euch die Woche vermiesen können. Ja, die Monster werden durchaus im Review entdeckt, aber ist es nicht besser sie so in gewohnter Umgebung zu finden und mit einem kleinen Happen ruhigstellen zu können, als mitten in einer Sitzung, wenn der Chef nach dem Stand eines Projektes fragt und ihr hektisch in Unterlagen kramen müsst, nur um festzustellen, dass euch das Monster gerade in die Hand beißt? Ihr seid eure eigenen Monsterjäger.
Review im Urlaub
Noch etwas holprig gestaltet sich meine Wochendurchsicht oft, wenn ich Urlaub habe. Mein komplettes System ist auf Outlook und Evernote in Kombination mit meinem Handy ausgerichtet. Das klappt super, weil ich eh immer am Rechner sitze. Im Urlaub versuche ich aber bewusst auf den Computer zu verzichten und mein Review wird dann am Handy durchgeführt. Klappt im Prinzip auch, ist aber nicht ganz so flüssig. Dann kommt einem noch manchmal der teure Datentarif im Ausland dazwischen, wenn Mr. Handy denkt, er müsse mal bei deinem Server nach dem Rechten sehen. Hier bin ich für Optimierungsvorschläge noch offen.
So, und jetzt keine Ausreden mehr, Serientermin im Kalender eingetragen und ab dafür.
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