Wie halte ich mir den Chef vom Hals?
Immer wieder höre ich von Freunden oder Bekannten, dass ihnen ihr Chef/ihre Chefin auf die Nerven geht. Ständig steht er hinter einem und will wissen, wie Projekt X steht und was der Zeitplan für Kunde Y eigentlich macht. Am liebsten würde man antworten “Bis eben war ich im Plan, aber seitdem Sie hier stehen, hat sich das erledigt”. Oft fängt dann nämlich die Kramerei nach den Unterlagen an und man sucht verzweifelt die letzten ausgetauschten Emails aus dem Eingangskorb. Also, wie werde ich die Nervbacke am besten los…
Am besten, indem ich auf ihn zugehe. Klingt dämlich, ist aber eine gute Taktik. Der Grundgedanke dieser Tipps zielt darauf ab, Vertrauen zu schaffen. Vertraut einem der Vorgesetzte, nervt er/sie nicht so oft. Vermittelt man das Gefühl, bei allem unsicher zu sein, wird man sicherlich öfter mit seiner Anwesenheit beehrt. Wie schafft man aber Vertrauen?
Immer ein Update haben
Egal, ob man seinen Chef gerade am Arbeitsplatz im Rücken hat, oder ihm nur auf dem Gang über den Weg läuft; man sollte immer auf die Frage “wie steht es denn gerade so” vorbereitet sein. Dazu braucht man keinen kompletten Projektplan, oft hilft eine simple Aussage wie “Bei Projekt X habe ich heute morgen mit dem Kunde telefoniert, Projekt Y hängt derzeit bei den Testern und für Projekt Z bereite ich heute Mittag eine Präsentation vor”. Wirklich detaillierte Informationen habe ich nicht gegeben, aber mein Gegenüber hat das Gefühl, dass ich weiß, was ich tue.
Emails archivieren
Klingt banal, aber viele Kollegen haben die Unart, ihre Mailbox regelmäßig zu putzen, als ob da irgendetwas Staub ansetzen könnte. Der Papierkorb wird am Ende des Tages geleert, auf dem Gesendet-Ordner hängt eine Regel, die das gleiche macht und von Kunden erhaltene Emails werden maximal 3 Tage aufgehoben.
Ich versuche, wirklich alles zu archivieren. Jede Geschäftsmail, die ich empfange, landet in der Ablage für das Projekt. Mein Mülleimer leert sich automatisch (glaube 3 Monate ist der default bei Outlook) und Gesendete Objekte werden automatisch archiviert. Wenn dann jemand fragt, warum das komische Feature gerade so implementiert ist, finde ich im Regelfall unter 1 Minute die passende Mail, die die Anforderung enthält. Ich brauche mir also weniger zu merken und kann somit auch weniger vergessen.
Den Projektzeitplan greifbar haben
Jeden Zeitplan im Kopf haben ist unmöglich. Zu wissen, wo ich ihn bei Bedarf schnell finde, halte ich für essentiell. Wird man beispielsweise nach dem Fortschritt bei einem Meilenstein gefragt, kann man nur dann abschätzen, ob man ihn erreichen wird, wenn man weiß, wann dieser Meilenstein fällig wird. Außerdem merkt man früh, wenn man einen Meilenstein verfehtl und – jetzt kommts – meldet sich früh bei seinem Projektleiter. Mag ja sein, dass man einen Anschiss kassiert, viel höher ist aber die Wahrscheinlichkeit, dass man ein paar Pluspunkte einstreicht, weil der Chef den Zeitplan nämlich mal wieder verlegt hat und man so zeigt, dass man sich engagiert.
Arbeitszeit erfassen
In meinem Beruf (Softwareentwickler) werden über Zeitpläne nicht selten Witze der Art “Ein Plan ersetzt Zufall durch Irrtum” gemacht. Planen ist schwierig und will gelernt sein. Ohne im Detail auf die verschiedenen Methoden einzugehen ist der Grundsatz einfach: Arbeitszeit so erfassen, dass nachvollziehbar ist, wie lange man für einzelne Arbeitsschritte braucht. Auch eine Gegenüberstellung Schätzung/Ist-Zahlen hilft weiter. Nur wer ungefähr schätzen kann, wie lange er für eine Aufgabe braucht, kann realistische Zeitpläne erstellen. Ach ja, und Regel Nummer eins bei der Planung: es kann nur der schätzen, der am Ende den Job auch macht.
Don’t overpromise, overdeliver
Nicht mehr versprechen, als man halten kann, lieber mehr liefern. Das gehört eigentlich inhaltlich zum letzten Punkt dazu. Wenn man sich bei einer Sache nicht sicher ist, dann lieber eine realistische, konservativere Einschätzung der Situation geben und dafür im Nachhinein mehr liefern. Das kommt wesentlich besser an, als nachher nach unten korrigieren zu müssen.
Ehrlich sein
Auch der Chef ist nur ein Kollege – wenn es gerade überhaupt nicht passt, dann darf man dies auch sagen. Es muss ja nicht unfreundlich sein. Wenn ich in 5 Minuten eine Telefonkonferenz habe und mich noch vorbereiten muss, dann sage ich das. Man kann ja anbieten, direkt danach ins Büro zu kommen und ein kurzes Update zu geben. Einfach einmal ausprobieren, das klappt erstaunlich gut.
Einen wöchentlichen Termin vereinbaren
Auch eine Art der proaktiven Vermeidung von spontanen Besuchen ist die Planung eines regelmäßigen Gesprächs einmal in der Woche. Wenn man hierbei plausibel seinen Arbeitsstand schildern kann, dann erledigen sich die Spontanbesuche automatisch. Probiert das einmal einen Monat aus, wenn es der Zeitplan des Chefs mitmacht (er braucht nur 15 Minuten einmal in der Woche), das wirkt echt Wunder.
In diesem Sinne, viel Erfolg damit, endlich in Ruhe arbeiten zu können.
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