Zeitverschwendung durch Sitzungen reduzieren
Sitzungen sind ein nerviger Teil meines Arbeitslebens. In 50% der Sitzungen habe ich das Gefühl, meine Zeit sinnvoller verbringen zu können. Die Punkte, die angesprochen werden, hätte man schnell zwischen 2 Leuten per email oder Telefon klären können und wenn dann doch 5 beteiligt sind, dann endet es oft in endlosen Diskussionen über Details. Vor etwas über einem Jahr hatte ich das Thema schon einmal hier auf der Agenda, aber da es so wichtig ist, will ich es noch einmal aufgreifen.
In zwei Artikeln habe ich die essentiellen Tipps zusammengestellt – einmal aus Sicht des Organisators und einmal aus Sicht des Teilnehmers.
Was kann man als Organisator einer Sitzung machen, damit man nicht seine und die Zeit der Teilnehmer verschwendet?
- Überlege, ob eine Sitzung überhaupt notwendig ist – dies ist der wichtigste Punkt überhaupt, wofür soll die Sitzung einberufen werden? Gibt es keine Möglichkeit, die Themen persönlich, per email oder per Telefon zu klären? Eine unnötige Sitzung verschwendet die Zeit aller.
- Routinesitzungen vermeiden oder kürzen – eine Besprechung kann ruhig regelmäßig angesetzt sein, man sollte nur den Mut haben, sie auch einmal mangels Themen abzusagen oder zu kürzen
- Stelle eine Agenda zusammen – ohne ein klares Thema und eine eindeutige Struktur schliddert jede Besprechung direkt in die Unendlichkeit des Seins
- Plane die Teilnehmerliste – wer soll teilnehmen und zu welchen Punkten? Kann man die einzelnen TOPs anders gruppieren, damit einzelne Teilnehmer vielleicht später kommen, oder früher gehen können?
- Versende die Agenda an alle Teilnehmer – auf diese Art weiß jeder, um was es geht und kann sich schon vor der Besprechung überlegen, was er oder sie beitragen kann. Eventuell kommen so auch noch Punkte hinzu oder können gestrichen werden.
- Halte dich an den Zeitplan – für die Sitzung sollte ein grober Zeitplan existieren und eingehalten werden. Falls Pausen notwendig sind, schreibe diese in die Agenda oder kündige sie zu Beginn der Besprechung an. Beginne deine Besprechung pünktlich, wenn jemand zu spät kommt, hat er Pech. Sobald das 2-3 Mal so durchgezogen wird, merken die Teilnehmer, dass du es ernst meinst und werden sich daran halten. Auch ungeplante Pausen kann man so vermeiden.
- Lasse ein Protokoll führen – je nachdem, wie viel man selbst zu sagen hat, kann man das Protokoll selbst führen, oder führen lassen. Wichtig ist nur, dass jeder Punkt notiert wird und dass nach dem Ende jeder Teilnehmer das Protokoll bekommt.
- Lasse jeden zu Wort kommen, aber lasse niemanden labern – jeder, der einen wichtigen Punkt beizutragen hat, muss auch die Gelegenheit bekommen, diesen anzubringen. Zögere aber nicht, Leute in ihrem Laberdrang zu bremsen, wenn du merkst, dass nichts sinnvolles mehr kommt.
- Definiere die nächsten Schritte – bestimme klar, wer was zu tun hat. Frage dich nach jedem Besprechungspunkt "was ist der nächste Schritt, um hier weiterzukommen?" und notiere das Ergebnis.
- Handys und Laptops sollten aus bleiben – mache klar, dass du Aufmerksamkeit verlangst. Wenn Punkte wiederholt werden müssen, weil irgendjemand lieber vorher auf sein Notebook geschaut hat, dann sage klar, dass hierauf nicht noch einmal Rücksicht genommen wird.
Der Sitzungsleiter ist wichtig, eine Besprechung in die richtigen Wege zu lenken, aber es kommt auch auf die Teilnehmer an. Mehr dazu im nächsten Teil.
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