Effektivere Besprechungen – Teil 2 aus Sicht der Teilnehmer
Juni 28, 2010
Der letzte Beitrag hier drehte sich darum, was man als Organisator einer Sitzung machen kann, damit die Veranstaltung ein Erfolg wird. Aber es gibt ja immer zwei Seiten: was kann man als Teilnehmer machen, um Sitzungen weniger sinnlos zu machen?
- Lies die Agenda – vor einer Sitzung sollte immer eine Agenda versendet werden. Zögere nicht, den Organisator danach zu fragen. Lies die Agenda, stelle Rückfragen weitestgehend vorab und notiere eventuelle Stichpunkte für die Sitzung.
- Notiere dir die Teilnehmer – mach dir zu Beginn der Besprechung eine Teilnehmerliste, idealerweise auch mit Jobbeschreibung oder Aufgabenbereich. Wenn du Leute nicht kennst, frage nach ihren Namen. Erstens kommt eine persönliche Anrede immer gut und zweitens weiß man nach der Sitzung immer noch, an wen man sich wegen einer Rückfrage wenden kann.
- Mach dir Notizen – die wichtigsten Punkte sollte man notieren, auch Punkte, die einen persönlich erst einmal nicht betreffen. Hintergrundwissen schadet nie.
- Melde dich freiwillig für das Protokoll – auf diese Art bekommt man oft mehr mit und kann auch problemlos Rückfragen stellen.
- Labere nicht – beteilige dich nur dann mit einer Wortmeldung, wenn du etwas sinnvolles beitragen kannst.
- Kurz fassen – als Ergänzung zum obigen Punkt; Wortmeldungen sollten kurz sein und auf den Punkt kommen.
- Lasse andere ausreden – nichts ist unangenehmer, als anderen ständig ins Wort zu fallen. Dies erhöht die Aggressivität bei vielen Teilnehmern unnötig.
- Versuche, ohne Notebook oder Handy auszukommen – Ton aus beim Handy, Laptop zulassen (solange man ihn nicht wirklich für ein Thema in der Sitzung braucht). Emails werden vor oder nach der Sitzung gelesen, Telefonate kann man ebenfalls vertagen. Wenn’s gar nicht geht, den Raum still verlassen und still wieder betreten.
- Biete an, später weiterzudiskutieren – wenn sich herausstellt, dass ein Thema mit einem Kollegen länger werden kann, es aber nicht für alle Teilnehmer interessant ist, dann biete an, es nach der Sitzung in kleinem Kreis zu beenden. Das spart Zeit.
- Lies das Protokoll – das Protokoll sollte aufmerksam gelesen werden. Hier ist die letzte Chance, Einspruch gegen Entscheidungen einzulegen oder noch einen wichtigen Kommentar anzubringen.
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